Metamorphoseでは、最新テクノロジーを安心/ボーダレスに使用可能な環境構築を行い個が得たノウハウをすべからく、かつより短期間で共有/活用して価値提供を行えるよう取り組んでいます。
弊社の経営は、従来の概念にとらわれず、新たなテクノロジーを積極的に活用し革新的な事業展開に取り組んでいます。デジタル化の高度化およびグローバルな挑戦を組み合わせることで事業の変化のきっかけを創造します。具体的な取り組みを次のとおりご紹介します。
コンテンツ
コミュニケーションロスの削減
Metamorphoseでは、メンバーがそれぞれクライアントを担当しており、業務を行う拠点も様々なことからコミュニケーションには、数々の制約がありました。
そのため、業務をリモートワークで完結する仕組みが必須となっていました。
セキュアなリモートワークインフラの構築
業務環境の基盤となるインフラ整備については、ロケーションフリーを実現すべく業務環境のVDI化およびコミュニケーションツールのクラウド化を行いました。
VDIについては、ISO27001に準拠したネットワーク環境をベースにEDRを導入しセキュリティを確保しました。
2024年9月現在、一部のサーバのメンテナンスは、現地での作業が必要になるもののほぼすべてリモートでメンテナンスを行うことが可能となりました。これにより、1か月あたり約16時間程度（代表者1名）のメンテナンス時間を削減することに成功しました。
メンバー間の認識相違の防止
ロケーションが異なるメンバー間でのコミュニケーションは、電話やオンラインミーティングによる音声でのコミュニケーションも可能ですが同期的なコミュニケーションは、相手の時間の制約を受けます。そのため、文字ベースのチャットを中心とした非同期のコミュニケーションを実現する必要がありました。
しかし、従来のチャットだけでは、読まれなかったり見落としなどのコミュニケーションのロス（確認漏れ）が発生していました。
そこで、社内のタスクや依頼事項をすべてデジタル化かつクラウドツールに集約することで、非同期による共有を実現しました。
また、確認漏れを防止するため、チャットツールに登録・更新されたことを通知することで防止しました。
プロジェクト化した取り組みについては、タスクをクラウド上にWBSを作成するツールを構築することで可視化し共有することで、自身の担当タスクはツールに表示されることで情報を一元化することで、認識漏れの防止かつ効率的にタスク管理をすることが可能となりました。
また、ツールに一元化することで他のメンバーの状況をリアルタイムに把握することが可能となり、管理者がメンバーをより迅速にフォローすることが可能となりました。従来、週1回の定例ミーティングにて状況の報告・フォローを行っていたところ、1両日中にフォローすることができ最大4営業日の時間短縮に成功しました。
なお、従来は社内コミュニケーションのため、対面でのミーティングを週2回各1時間程度行っていましたが、週1回1時間程度にすることができ約5時間/月削減することができました。
フォローの迅速化
従来メンバーが業務で困った場合、メールやチャットで連絡して情報を共有していましたが相手が出先の場合、自宅など社内システム環境にアクセスできる場所に移動することが必要でした。そのため、返事が翌営業日以降となることが多く迅速とは言えない状況でした。
しかし、VDI環境やツールのクラウド化および業務をオンライン化することで、リモートワークであっても当日中にフォローすることが可能となりました。
マネジメント負荷の軽減
給与の支払や税金の申告・納付など一部の業務は、ツールの仕様の関係で自動化が難しく手作業となっています。そのため、業務担当者が期限までに業務を行うことを失念する事態がたびたび発生していました。その都度、秘書が担当者に対してリマインドを行いフォローする作業が発生していました。
これらの作業については、RPAで自動でタスク管理ツールへタスク化し、かつ作業締め切りの数日前に自動でリマインドするようにすることで作業漏れをゼロにしました。
社内業務の自動化
既存業務を自動化し、のべ30時間の業務時間を削減しました。
- 業務の自動化：4件（RPAのフローの作成増加数：6件）
- 給与計算業務のリマインド
- 従業員の稼働時間と作業内容収集
- 交通費精算申請
- 給与明細作成・配布