計画書が『もう少し説明を』で戻るとき、
直すのは情報量ではない

執筆：湯谷 一夫（合同会社Metamorphose 代表）。金融・SIerの計画承認を、PMOとして担当しています。

計画書が承認されない理由は、中身の誤りから始まらない

承認会議のあと、計画書が戻ってくる。指摘は「抜けがある」ではなく、「もう少し全体が見えるように」「関係者に説明しづらい」。直して出す。また戻る。

欠けているのは、タスクの網羅ではありません。読む人——実行する人と、最終承認する人——への合わせ込みです。計画そのものの正しさは、すでに足りている場合もあります。足りていないのは、誰が読んで次を切るかです。

計画書の差し戻しが止まらない3つの共通点

現場で起きていること	計画側の欠け
内容は通っているのに「説明を足して」が終わらない	承認する人が、次に何を決めればよいか読めない
承認は通ったが、翌週メンバーが着手できない	実行する人が、自分の仕事として分解できない
直すたびに別の指摘が乗る	直しても新しい情報が増えない。読み手の軸が変わっていない

3つ目は、直しても会議が短くならないときに多い。修正が情報追加ではなく、同じ文の言い換えになっている。会議が長いほど、計画は厚くなる。厚くなっても承認は近づかない。

読み手は2種類。計画は1枚では足りない

同じ計画書を、現場リーダーと役員が読む。粒度も、順番も、言葉も、必要なものが違う。1枚で両方を満たそうとすると、どちらかが「自分の文書ではない」と感じます。差し戻しの一部は、この取り違えです。

• 実行する人：自分が今日何をすればよいか。持っている情報で書ける粒度か。
• 承認する人：何を今決め、何を後回しにしてよいか。次の会議までの問いが一つか。

「全員が読めるように詳しく書く」は、どちらにも届きません。詳しくするほど、承認する人は物語を見失い、実行する人は自分の行を探せなくなります。

計画書を書き直す前に揃える4つの入力

計画を書き直す前に、揃っていないことが多いのは次の4つです。想像で埋めた箇所が、差し戻しの種になります。

• メンバーが実際に持っている情報と、持っていない情報
• 全体の方向（何を達成したら終わりか）
• 前回、同じ種類の計画が失敗した理由
• 先方の意思決定のリズム（誰が、どの会議で、何を切るか）

4つが無い状態で体裁だけ整えると、正しい計画のまま動きません。方法論の名前の話ではなく、現場の手順の話です。

直すなら、次に切る判断が会議で特定できること

「分かりやすくなった」は合格条件にしないことです。合格の目安は、承認する人が『次に切る判断』を会議内で特定できること。質問が条件確認ではなく説明の穴に向くなら、次の版で潰す。

大規模プログラムでは、全体を一度に合わせようとしない。知識を持つ人に届き、承認者が一人に切れ、成果物の目的が合意できている単位——チームやフェーズ——に切り出してから合わせる。条件が揃わない単位は、先に切る。

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参考
方法の詳細: コンサルティングサービス（CPP）
関連コラム: 計画書は、誰のための「製品」か