中小企業・小規模事業者でも取り組める社員の生産性を向上させる方法

あなたの組織は、「生産性は、高いですか?」と質問されたら、自信を持って生産性が高いと言えるでしょうか。
生産性を高めたいとお考えではありませんか。
特に中小企業や小規模事業者の場合、大企業と比較して経営資源が限られていますので高い生産性で勝負をしていく必要があります。
今後、さらに、グローバル化が進めば、国内の同業他社だけでなく海外の生産性が高い企業と競争する必要も出てきます。

費用削減や業務効率化の取り組みは行っているけれども、生産性を向上させる取り組みは、行っていないケースがあるのではないでしょうか。

限られた経営資源であっても生産性を高め、大きな成果を上げたくはないでしょうか。
そのような制約がある状況でも生産性を向上させる方法がありますのでぜひ参考にしてみてください。

 

日本は生産性向上が必要

現在、世界的に見て日本の生産性は、非常に低い状態にあります。
景気が良くなってもリターンが少ない原因には、さまざまな理由が考えられますが生産性が低いことも一因ではないでしょうか。
まずは、次の資料をご覧ください。

※公益財団法人 日本生産性本部
 労働生産性の国際比較より引用

低い時間当たりの労働生産性

経済協力開発機構(OECD)が調査したデータ(2016年)によると、日本の時間当たり労働生産性(就業1時間当たり付加価値)は、46.0ドル(4,694円/購買力平価(PPP)換算)となっています。
これは、米国の3分の2の水準にとどまっており、順位はOECD加盟35カ国中20位です。
名目ベースでみると、前年度から1.2%上昇しているものの順位に変動はなく、主要先進7カ国でみると、データがある1970年以降、最下位の状況が続いています。
OECD平均の51.9ドルよりも下回っており、労働生産性においては、先進国とは言えない状況です。

製造業が比較的盛んであるなど産業構造が日本と似ているドイツの場合、1人当たりの労働生産性でこそ第14位(日本は、第21位。ドイツより約15%低い数字)にとどまっていますが時間単位当たりでは、第8位となっています。
ドイツの年間平均労働時間は、1,363時間(2016年)と欧州諸国の中でも短く、所定の労働時間の中で効率的に働こうとする意識が高いと言われています。

生産性を高めることによる効果

生産性を高めることによって、さまざまな効果がありますが、中でも「競争力の向上」が大きな効果になります。
日本は、少子高齢化により労働人口の減少が進むことが避けられない状況となっている上、グローバル化が進むことで国内の企業だけでなく世界の企業との競争を強いられる状況となります。

このような状況では、人材の確保もより一層難しくなることが予想されブランド力で劣る中小企業や小規模事業者は、優秀な人材を獲得することよりも生産性の高い社員を育成することで会社全体の生産性向上を目指すことに注力する必要があります。
そうすることで、限られた人的リソースであっても競合他者との競争に打ち勝っていくことができると考えられます。

また、生産性の向上による効果があるのは、企業だけではありません。
仕事の生産性が向上できれば、今までと同じ仕事であるならば、短い時間で仕事をこなすことができるようになりますので、時間の余裕ができます。ワークライフバランスを取ったり、副業などの新たな収入確保への取り組みを行うなどによってプライベートの充実につなげることが可能となります。

 

生産性向上のパターン

労働生産性は、どのような状態になれば向上したといえるかというと、投入した資源(従業員数や時間当たりの労働量)(インプット)に対して、得られた成果(アウトプット)の割合で確認することができます。具体的には、次のような計算式となります。

 労働生産性=アウトプット(得られた成果・付加価値)/インプット(投入した資源)

生産性を向上させるアプローチ

付加価値の増加と投入資源の減少

生産性を向上させるためには、アウトプットである成果・付加価値を高めるか、インプットである投入する資源を削減できれば、生産性を向上させることできます。
例えば、10人で1,000万円の利益を上げると1人当たり100万円となりますが、同じ金額を5人で上げると1人当たりの利益が200万円となり、後者の生産性は、前者の2倍ということになります。

よくある対処方法として、残業や追加で人を投入する方法がありますが、これは分子も分母もどちらも増えることとなり、生産性は向上していない状態です。
しかも、残業は、通常よりコストが高く、長期間労働による疲労が溜まれば効率が低下するのが普通ですので、生産性が低下することになるケースが多いです。
また、新たに人を投入する場合も、新規採用であったり、一時的な外部からの確保では、本来のパフォーマンスを出すことが難しく、生産性を低い仕事を割り当ててしまうといつまでもそのような仕事が温存されることとなります。

改善と革新

成果を高める方法と投入資源を削減する方法には、2種類の手段があります。
一つ目は、既存のやり方を改善してより良くする方法です。
二つ目は、今までにない新たな技術や設備などを取り入れて、生産性を向上させる方法になります。

4つのアプローチ

生産性を向上させるには、付加価値の増加、投入資源の減少の2つの方法と改善、革新の2つの手段の組み合わせにより次の4つのアプローチがあります。

  1. 改善による投入資源の削減
    製造現場であれば、作業手順を変更したり、作業順序を変更するなどして無駄な作業をなくすことで効率化を図る方法となります。ホワイトカラーなどの管理部門では、グループウェアなどを活用してコミュニケーションスピードを上げたり、書類整理を電子化やクラウドで共有して無駄な作業や重複した書類を削減することが該当します。
    また、昨今導入が進んでいるRPAを活用して自動化するなどのITの活用も改善によるコスト削減の方法になります。

  2. 革新による投入資源の削減
    製造現場では、最新の性能を持った機械の導入により、自動化や生産時間の短縮、製品の設計を1から見直すことで部品や設計図を削減する取組みが挙げられます。
    海外などでは、賃金の安い国の人材を独自に教育することで、顧客対応のコールセンター業務をその国に移管した例もあります。このような方法は、対応マニュアルの細かな改善やオペレーターのスキルアップ等の取り組みと比較して極めて大きな効果をもたらします。

    物流業界でメーカーから販売店に個々に配送するよりも、いったん卸に集約してから配送することも革新的なアイディアによるコスト削減の方法です。
    配送路線の削減だけでなく物流手段(車など)の使用効率が格段に向上し、大幅なコスト削減につながります。

  3. 改善による成果(付加価値額)の増加
    製造現場であれば、作業員の研修になりスキルアップを図ったり、ベテラン技術者の技術を新人に伝授することでより付加価値の高い製品が作れるようにすることが該当します。
    非製造部門でも、商品のパッケージを高級な素材に変更することで高級感を演出することで値上げをしたり、話題のタレントを起用したプロモーションにより、今まで購買層でなかった層にもアピールするなどが該当します。
    ただし、改善による付加価値の増加には、注意すべき点があります。それは、付加価値が向上したのかを判断するのは、消費者であるということです。製造者側が良いものとなったと感じていても消費者が付加価値が向上したと感じなければ、価格を上げても効果は見込めません。

    付加価値の向上は、機能を追加したり、高機能化することで実現することを考えがちですが、消費者の視点からすると「機能をシンプルにして利便性が向上した」、「単機能でデザインをシンプルですっきりさせた」ということも考えられます。
    反対に、注意が必要な点として、原材料費の高騰によって価格を上げることは、今の消費者には受け入れられないことです。
    なぜなら、原材料費の高騰は、消費者への提供価値になんら影響がないからです。
    もし、値上げが受け入れられるとすれば、代替品が見つからない場合と市場への原材料の供給量が減少し、消費者から見て希少性が高まった場合だけでしょう。
    生産性の価値は、投入した資源の費用の積み重ねではなく、消費者が評価した価値のことになります。

  4. 革新による成果(付加価値額)の増加
    新たな素材を開発し、付加価値を高めることに成功するケースがあります。現在も、iPS細胞などの技術によって付加価値額がけた違いの向上も起こり始めています。
    技術以外にも、今までになかった方法により付加価値を生んでいる事例があります。インターネットの世界では、個人情報の流出が懸念される中、クローズな環境を構成し本名でのコミュニケーションを実現することで個人情報の収集を実現するビジネスモデルの革新などです。

 

生産性を向上させるための方法

生産性を向上させる4つのアプローチの中から改善による手段での生産性向上の方法をご紹介します。

可視化による改善

改善を行うためには、現状を正しく把握する必要がります。
生産の現場であれば、作業手順を最小単位まで分解して見える化して、それぞれの作業に要している時間を計測し一番非効率となっている作業を特定します。特に、時間については、担当者自らでは計測しずらい部分なので、別の担当者がストップウォッチで計測するなどして計測します。
改善対象の作業が特定できれば、作業手順等を見直してPDCAサイクルを回して改善を進めていきます。

非生産現場であっても、作業時間の計測による改善は、有効です。
例えば、資料を作成する際、情報収集をするとして、資料を作成する目的に必要な情報のみを集めるのと直接は関係がありそうな情報を手あたり次第集めてしまうのとでは、作成にかかる時間に大きな差ができてしまいます。
そうすると、資料作成が遅れてしまうばかりでなく、その資料を使用した意思決定など後続の作業すべてに影響があるため、組織全体の生産性が低下してしまう可能性があります。
そのためにも、各作業にかけた時間を計測し、ベテラン社員の作業ペースと比較することで改善すべき仕事を特定して、生産性の向上を図っていきます。

仮想体験による改善

生産性が高い対応ができるようにロールプレイングを行い現在、自分がどのくらいできるのか把握して、改善点を洗い出す方法です。
ロールプレイングによる研修は、実際の業務を想定した仮想であるため、たとえ失敗してもリスクがありません。
また、担当者が管理者の役割を経験するなど実際の業務では、未経験の役割を事前に経験することで、いざその役割を担った時にどのように対応すればよいかを学ぶことができますので、実際の業務に即生かすことができることから、生産性が高い状態にしておくことも可能です。

企業の研修では、講習会形式の研修を受けて、後日業務で生かす方法(OJT)で行うことが多いように思えます。
しかし、実際の業務では、失敗したら評価に影響するリスクなど思い切った対応ができないケースがあり、習得にも時間がかかることが考えられます。
また、OJTでは、細かなフィードバックを得にくいというデメリットがあります。ロールプレイングによる研修であれば、フィードバック担当からフィードバックを得ることができますし、また、違う立場の役割を経験することによる気づきや他者の対応を実際に見ることでの気づきなどがあるはずです。

緊急時の生産性向上にも役に立ちます。
緊急時の対応は、なかなか実際に遭遇すること自体少ない上、緊急性を要したり、重要な判断を求められたりと非定型な業務が多く難易度が高い対応です。そのため、事前にシミュレーションしておくことで、いざその場になったとしても生産性が高い対応が可能となるのです。

ロールプレイングによる研修は、講義形式のみの研修と比べて、実際に経験するという方法なので効率的に習得することが可能です。
そのため、研修施策自体の生産性も高く研修を受けたが効果が感じられない。とか実際の業務では使えない。という生産性が低い研修を避けることができるのです。

ゴールをイメージした改善

仕事にとりかかる前にその仕事のゴールをイメージすることで余計な作業を防ぎ生産的に仕事を行うことができます。
もし、ゴールがしっかり見えていないと途中で迷ったり、優先順位が変わったり、最悪やっている途中で目的が変わってしまったりしかねません。

例えば、資料を作成する際には、いきなり作成するのではなく最終的なアウトプットのイメージを考えます。
ゴールがどのようなものか最初に意識することです。
最終のアウトプットのイメージが明確にできていれば、必要な情報も最低限の情報を集めることができますが、最終的なアウトプットのイメージがあいまいだと漏れないように関連がありそうな情報をすべて集めることになってしまい、情報の整理や確認だけでも相当な時間を要してしまい生産性が低くなってしまいます。
なので、最終的なアウトプットをイメージするために、資料の骨子を作成する方法があります。
イメージとしては、目次と各ページにどのような内容を記載するのかをあらかじめ決めるのです。ラフ書きやコンテを書くようなイメージです。
このイメージを使用して事前に意識合わせを行うことで、後になって情報が足りずに意思決定をずらされたりするリスクを低減できますし、もし必要な情報が足りなかった場合は、この時点で気づくことができ迅速な意思決定につなげることが可能になります。

分析を行う際にも1から10まで精緻に行うのではなく、最も楽観的なパターンでも最終的に問題になることが判明したら、その分析は終わりにすべきです。

仕事の見直しによる改善

ここでいう仕事の見直しとは、仕事の仕方を部分的に変えるものではなく、仕事そのものを変える改善になります。
具体的に言うと、生産性が低い仕事を抽出し、その仕事そのものをなくせないか検討します。生産性を少しでも高める努力は必要ですが、費用対効果が見合わないのであればやめるべきです。
その仕事がなくせない場合は、次の順番で改善ができないか検討します。
「他の仕事と統合できないか検討」→「仕事の順番や場所、担当者などの交換ができないか検討」→「仕事を簡素化できないか検討」します。

この一連の改善方法は、ECRSの原則と呼ばれており、改善の効果が高く、過剰や過小な改善も回避できる上、不要なトラブルも避けられるとされています。

【ECRSの原則】

  1. Eliminate(排除)
  2. Combine(結合)
  3. Rearrange(交換)
  4. Simplify(簡素化)

これらの見直しは、定期的に行うことが必要となります。生産性に関わらず、意外と惰性で続けている仕事は多いものです。
特に、長期休業者(産後休暇、育児休暇など)などがあった際は、仕事を見直すタイミングなので改善を行うチャンスとなります。

評価方法を量から質に見直した改善

生産性を向上させるために目標を立てるやり方があります。
例えば、ダラダラと会議を続けないために、時間を1時間までに制限する、説明資料の枚数を1枚にするなどの方法があります。
しかし、これらの方法は、生産性の向上にはなりません。
会議の時間を短くすることはできても、生産性が必ず向上するとは限りません。
会議時間が2時間であってもその会議で得られる結果が納得できるものであれば、無駄だとは感じないでしょう。
説明資料が1枚に集約されていても、1枚に情報を詰め込んで分かりづらい資料になっているだけであれば、その資料からは良い成果は生まれないでしょう。

他にも残業を少なくする取組が行われるケースがあると思います。
ノー残業デーを設定したり、月の残業時間の目標を立てることです。
筆者も過去の現場でこのような施策を見てきましたが、ノー残業デーをするために、前後の日に残業をしたり、月の残業を抑制するために目標時間以外の余計な仕事をしないという生産性につながらない状況を経験しました。
逆に、結果が良ければ全て良しではないですが、何時間かけようが結果が良ければ評価されるようなケースもありました。もちろん、少しでも良い結果とするために、かけられるだけの時間をかけており、費用対効果が完全に無視された状況でした。

単に量の削減を図る目標ではなく、質を向上させる目標でなければ生産性は向上しません。
2時間かかってできた仕事であれば、次は、1時間でできるようにしないと生産性が向上したとはいえません。
先程の例でいうと、会議の時間を制限するだけでなく、時間はあくまでも目安で、会議が終わった時点で何を達成しているかが重要になります。

生産性の評価方法

生産性を評価する際に、単に成果の向上や投入資源の削減だけでは、本当に生産性が向上したか判断するのは難しいです。
そのため、生産性の評価は、比率で評価するのがよいでしょう。例えば、前年よりどの程度生産性が向上したかを見ることです。
この方法では、異なる部門であっても公平に評価することが可能となります。管理部門である総務、法務や経理などの部門を公平な基準によって評価するためには、成果主義的な評価は難しいため、次のような比率で評価するのがよいでしょう。

 

生産性向上に取り組む際の注意点

投入資源を減らすだけの取り組み

生産性を向上させるためには、成果を増やすか、投入する資源を減少させることが必要ですが、単に投入資源を減らすだけの取組は注意が必要です。
まず、物理的に最低限必要な時間はあります。それを無視して時間を減らそうとすると単に、削減目標である時間の範囲内だけでできることをやれば良い。という考えになる可能性があります。
そうすると、時間だけでなくアウトプット量又は質(又はその両方)も減ってしまいます。

必ず、投入資源を減らすのであれば、減らしても同じ結果が出せるような工夫が必要になります。
労働時間も減らして、同じ結果は出すことだけを目標として言うだけの取組がありますが、精神論だけでは、社員のモチベーションを下げるだけで生産性は向上しないでしょう。
管理者やリーダは、各メンバーの仕事の進捗を見て適宜フォローするなどする必要があります。

やる気のある人に任せる

どれだけ役職や地位があったとしても、やる気のない人に仕事を任せても生産性は上がりません。
では、いざ仕事を割り当ててから、仕事ができずにやる気が低いから仕事を別の人にすぐに変える方法もよくありません。
それでは、モチベーションが下がって成長につながらないでしょう。

仕事をできるようになるようなトレーニングを行ったり、期待をかけていることを明確に表してやる気の向上を図る必要があります。

もし、それでも生産性が上がらないのであれば、容赦せずに仕事を外す(解雇)するのが本人に対して優しい対応と考えます。
期待もされていない状態でモチベーションが低いまま生産性の低い仕事だけを行い飼い殺し状態になるのは、酷ではないでしょうか。

定期的に評価を行うことが通常だと思いますが、生産性を高めるための、アドバイス、フィードバックを必ず行いましょう。
単に仕事の成果が良かった、悪かっただけでなく、どのような点をこれから改善したした方がよいのか、どのような点は良い対応だったのかを明確にフィードバックします。本人では気づきにくいので、他者からのフィードバックが今後、成長する上でのきっかけを与えるようにします。

生産性がある結果を定める

生産性を向上させるためには、適切な目標を立てて、評価を誤らないことが必要です。
前述の資源投入量の削減を行い生産性の向上ではなく単に効率化に終っていないか間違わないことが大切です。

そのためにも、ゴールを明確にしてそのゴールまでにかける時間を短くすることで生産性は高くなります。
例えば、会議であれば、次のような項目がゴールとなります。
・決断すること
・洗出しすること(リストを作成する)
・情報共有すること
・合意すること=納得すること=説得すること
・段取りや役割などの次のアクションを決めること

理由なく先延ばししない

結論を先延ばすことは、無駄な議論が増えてしまい投入するリソースの増加につながり、生産的ではありません。
判断のための情報が決定的に不足している場合を除き、「決める」というスキルが不足して決められないということは、なくさなくてはなりません。
そのためにも、決めることが役割であるメンバーは、日頃からトレーニングを行いスキルの向上を図るようにしましょう。

 

生産性向上に活用できる施策

生産性の向上を図るための施策に活用できる補助金・助成金をご紹介します。
気をつける点として、これらの補助金・助成金を活用=生産性が向上するわけではありません。
生産性を向上させるどのような施策を行うかが重要です。

補助金

IT導入補助金(サービス等生産性向上IT導入支援事業)
ITを活用して生産性を向上させるため、IT導入費の一部を補助する事業になります。

弊社でも在庫管理をはじめとするITを活用した生産性の向上をご支援しておりますので、ぜひ支援内容をご確認ください。

弊社が提供するIT導入により生産性向上のサービスはこちらをクリックしてください。

助成金

労働関係の生産性を向上させると助成金が増額される制度があります。
詳しくは、厚生労働省のWebサイトを参照してください。

助成金の増額に関するWebサイトはこちらをクリックしてください。

 

まとめ

今後、労働人口の減少などが進むことが想定されている状況であっても自社の競争力を高めていくためには、生産性を向上させることが必須となります。
そのためにも、専門家の知見を有効活用して効率的に自社の生産性向上を図っていくことをお勧めします。

外部専門家を有効活用する方法はこちらをクリックしてください。

お問合せ

お問合せの種類 (必須)
  まずは相談したいサービスの申込みをしたいその他のお問合せ

会社名
  

お名前 (必須)

メールアドレス (必須)

電話番号

お問合せ内容 (必須)

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です