外部の人材(専門家・コンサルタント)を活用して成果を出す方法(失敗しないコツ)

新たなプロジェクトや施策を展開する時に自社のメンバーでは、専門的なスキルやノウハウが不足することがあると思います。
また、事業を拡張したり、昨今導入が進んでいるテレワーク関連のシステムを導入する場合など、どのようにすすめるのが良いのか分からないケースに遭遇することがあるのではないでしょうか。

そのような時には、専門家の方に相談することが無難です。

ここで、一番してはいけないことは、自社で悩んで行動できずに状況を悪化させてしまうことです。
しかし、専門家の方と一言でいっても、本当に効果があるのか不安ではないでしょうか。
自社の業務や状況を知らない方に依頼するのですから、昨日・今日採用した中途採用者に対して依頼する感覚に近いと思います。
しかも、外部の専門家ということもあって、それなりに費用がかかるとなれば当然不安があるのは当然だと思います。(長年積み重ねてきた経験、ノウハウ、スキルを利用するのですからそれなりの費用が発生するのは、当然です。)

そこで、一つ問題になるのは、自社で人材を採用するのと同様、面談だけでは、本当に効果を発揮してくれる専門家か見極めるのは、至難の技だということです。
かといって、自社で専門家と同様のスキルやノウハウを持った人材を育成しようとすると長い時間も必要になるばかりか、本当に育成できる保証もありません。
そのために、プロジェクトや施策を確実に達成するためには、外部の人材(専門家・コンサルタント)を活用することが成功へのコツになります。

今回は、外部人材(専門家・コンサルタント)を活用する上で気をつけること、うまく活用するコツを実際にあった事例を交えながら、お伝えさせていただきます。

 

外部人材(専門家・コンサルタント)を活用するメリット

冒頭で紹介しましたとおり、外部の人材を活用するメリットは、端的に言いいますと次の3点になります。

  • 時間面短期間で専門的なノウハウや経験を保有する人材を確保することができる。
  • 労力面:自社で必要な人材を育成する時間・教育者の工数を省くことができる。(必ずしも低コストになるというわけではありません。)
  • 費用面必要な時期だけ利用ができる(正規雇用ではないので、契約で決められた分でよい)

他にも、他社の事例などの情報を活用できたり、自社とは異なる文化や考え方により、今までとは違う視点を取り入れることができるようになります。
特に創業から長い企業ですと自社のやり方や文化が定着しているものの昨今の環境変化に対応しきれていないような場合、新たな視点を取り入れることは重要です。

外部人材(専門家・コンサルタント)の特徴

外部人材もそれぞれの得意分野や専門知識は、人によって様々です。
大前提として一つ覚えておいていただきたいことは、何でもできるスーパーマン的な人はいない。ということです。
どんな人でも得手不得手がありますので、特徴を見極めて上手く活用することが目的を達成するためのコツです。

外部人材の得意なこと

外部人材が得意なことは、それぞれの経験を積んでいる職種やスキルになります。
例えば、プログラムが得意な人材であれば、エクセルのマクロ作成を依頼して、手作業の効率化を図ったりすることができます。(プログラムも種類がありますので、「プログラムができる=エクセルのマクロ作成ができる」ではありません。)
また、ある人は、会計士の資格を持っているので、会計の業務改善を考えることが得意かもしれません。

参考までに、筆者である私は、次のようなことを得意としております。
これらに関することでご質問、ご要望がありましたら、お問い合わせフォームよりご連絡いただければ幸いです。

  • 事業の計画(中長期計画、次年度契約)など、理念や経営計画に沿ったビジョンを描くこと
    →特徴として、御社の文化や風土、現在の中長期経営戦略などを踏まえて、今後の計画やビジョンを作成いたします。
  • 関係者が多数いてもそれぞれと蜜に調整を行い妥協点を整理すること
    →思い込みや「**だろう。」という中途半端な整理ではなく、各キーパーソンと合意(コンセンサス)を取った調整を行います。
     特に、熟練の担当者などとも粘り強く調整させていただきます。
  • 現在の業務や課題を可視化すること(次の一手を考えるためのネタを作ります。)
    →それぞれの担当者の頭の中にしか情報がなくて、退職されてしまい困ったことはありませんか。
     昨今の状況だと在宅勤務で、**さんがいないから分からない。なんてことがあっては、機会損失になりかねません。
     誰であっても状況や対応が可能なように情報を可視化します。
  • ルールや手順を文書化(規定やマニュアルを作成)すること
    →数人の規模で経営者が統制できるうちはまだ良いですが規模が大きくなると、徐々に思ったとおりに動かなくなってきます。
     そのためにも、基本的な判断基準やルールを決めておく必要がありますが、文章にするとそれぞれの項目の整合性を合わせることが難しくなったり、細かく決めすぎては自由度がなくなる反面、緩すぎても意味がありません。
     約20万人を対象にした公文書の作成を実際に行ってきた経験から、適度な規定と整合性を取れた内容を明文化します。

また、外部人材は、それぞれ得意なことがあるので、得意分野に関して明確に指示さえすれば、それに対する結果を出すことは、比較的得意なことです。

外部人材の苦手なこと(リスク)

外部人材は、ある特定分野の専門家ですが、不得意なこともあります。
一番苦手なことは、自社の状況を阿吽の呼吸で汲み取ることだと思います。

具体的には、次のような事項は外部の人材が苦手だと思ってよいでしょう。
そのため、これらのことは、必要以上に期待しすぎると蓋を開けたら全然できてなかった。ということになりかねません。

独自文化に合わせる

専門家であるがゆえに、独自の価値観や判断基準、成功体験をしています。
それがあるため、「今回もこうするべき」と思ってしまうことが多々ありますが、業種などが同じでもやる人が違えば、状況がまったく同じものではありません。
なので、それぞれの状況に合わせて取り組まないといけませんが、全員ではないですが柔軟にやり方を変えられない方はいます。

指示事項以外の考慮

外部人材の方に依頼する際は、準委任など契約を取り交わすことが基本なので、契約範囲外のことを期待することは、苦手というか考慮されないことが多いです。
社員であれば、考えて当たり前のことであっても、外部人材が専門家とはいえ、考えられないことが多いです。もちろん、全員ではありません。中には、細かいことまで考慮して、対応してくれる方もいます。このあたりは、「経験の差」といえるでしょう。

風土や文化を合わせる

専門家はそれぞれのキャリアが違いますので、やり方はもちろん育ってきた環境や文化が様々です。
今この記事を読まれている方の組織には、独自のやり方や文化があると思いますが、同じようなやり方を期待しない方が良いかもしれません。
最低限のルール(セキュリティ関連など)は、守ってもらう必要がありますが、それ以外のことについては、各専門家におまかせするのが一番効果的だと思います。
ある意味、同じやり方では、わざわざ外部の人材(専門家・コンサルタント)に依頼する意味が半減すると思います。
内部の人間では、考えつかないアイディアや対応できないことは、まったく異なるアプローチが必要になるからです。

 

駄目な外部人材を見分ける方法

外部人材を活用する上で注意することがまだあります。
それは、経験やスキルがあるといっても本当に実行できるのかということです。

外部人材もビジネスでやっているので、少しでも他者よりよく見せるために脚色するとは言いませんが、嘘にならない程度には、よく見える(相手が勝手に良いと判断する)ようにします。
営業の方がわざわざ自社の製品やサービスを悪く言うことはしないのと同じです。

しかし、中には、過大に表現になり、実際期待していたことができなかった。というケースがよくあります。
例えば、コンサルタントとして、要件定義をしていた。という経歴があったとして、単に要件定義の経験といっても、誰かと調整をしたのか、調整結果をドキュメントに起こしただけなのかで全然スキルが違います。
自社では、当然の役割であっても相手からしたら、対象外のことかもしれません。
私が実際に目の当たりにした駄目な人の特徴をご紹介します。

よくある駄目な外部人材の特徴

受け身・指示待ち

基本契約に従って仕事をしているので、契約外のことはしない人がいます。
稼働を抑えるために、あえてしないのではなく、まったく考慮しないのです。

例えば、あることをお願いされるとして、経験上こういうことも関係してきそうだから、あらかじめやっておこうとか思いつくのが普通だと思っているのですが、言われたことしかしません。
契約で仕事をしている以上、ドライでそれも一つの形ですが、言われれてないからやらないでは、ものすごく手間がかかりますし、その道の専門家(コンサルタント)なので依頼しているのだから、依頼側(クライアント)が気づかないことをしてくれることを期待するのは当然だと思います。
言わないとやらない、指示あるまで何もしない人は、実は結構います。

実は自分はやっていない

「事業企画のプロジェクトを推進した経験があります」

と聞いたら、どう思いますか。何か、新しいアイディアやプロジェクトの進め方のノウハウ、スキルがありそうな気がしませんか。
これも実際にあった話ですが、実は、担当者の一人として参加していただけで、その人はリーダーの指示をこなしていただけ。という経験であって、企画のアイディアを考えることもなければ、一般的なフレームワーク(タスク管理のWBS)の内容すら知らないことがありました。

そのため、企画的な仕事を依頼しても、何をしていいか分からない、考えても思慮が浅い、整合性がとれていないものだったりして、まったく使い物にならないものでした。

駄目な外部人材の見極め方

基本的にやらせるまで分かりません。

最初に具体的な実績(どのようにやってきたか)を質問するしかないのですが、最初に記載したとおり、嘘にならない程度に良く見せるのは当たり前なので、見極めるのは、難しいといえるでしょう。
とはいえ、早期に見極められれば、メンバーを変えてもらうなどの対応ができますので、判別する方法をご紹介します。

私が思う方法は、成果物(アウトプット)を逐一確認することです。
さらに、理論的に説明させることがポイントです。

私の経験だとできない人は、成果物が出せません。しかも、期限どおりにできません。
そのため、毎日何をして、何が結果としてできたのかを確認することがポイントです。
よくある日報を出させるイメージです。

ほぼ例外なく「成果物がない=何もしていない」ことになるので、例えば、チケット管理ツール(JIRAやRedmine)などを導入して、その人に割当てたタスクと進捗を見える化すれば、できるできないが一目瞭然になります。
成果物があっても品質の問題はありますが、仮に品質が悪いといつまでもそのタスクが終わらないことになりますので、できない(終わらせる能力がない)ことが分かります。
これは、外部の人材だけでなく、内部の人材のサボタージュ(サボり)防止にも使える方法です。
営業職や製造関連の出来高評価に近い考え方です。(ノルマとは違います。)

あと、個人ではなく複数人で行う場合、あたかも自分がやったように言うセコい奴もいますので、その人が何をやって何が結果としてできたのかを説明させてみるのも良いと思います。
ただし、聞き方には配慮しないと問い詰める感じになるため、モチベーションを下げさせないためにも配慮が必要です。(これは、これでスキルが必要になるので、詳しく知りたい方は、お問い合わせください。)

 

外部人材を活用する例

外部人材を活用するケースとして、次のような時に検討するのがよいでしょう。
何でも外部に任せてしまうとノウハウが自社に貯まらない上、人材が育たないという弊害が発生してしまいます。

  • 一時的な施策で人数が足りない
  • 施策やプロジェクトを起こすが、経験がないが絶対に失敗したくない
  • 新たな法令改正などの対応が求められたが自社ではどうやって対応してよいか分からず対応ができない
  • スタートアップなどベテランレベルの人材を確保することが難しい
  • 人材の育成をしているが事業成長に追いつかないので業務が回らない
  • 社員が能動的に改善する風土、文化がなく成長が停滞している

 

外部人材を活用する際に注意すること

丸投げしない

外部の人材を活用すれば、専門的なノウハウやリソースが迅速に確保できる反面、注意しなければいけないことがあります。
デメリットによるリスクも考慮する必要があるのですが、あくまで「外部」の人間なので、依頼する側が主体的に動かなければ上手くいかない(イメージどおりいかない)ということです。

ゴールだけ決めて、やり方はすべておまかせするとしても絶対にコントロール下においておかないと収集がつかなくなります。
例え契約があるからといってもなかなか完璧に取り決めできないことが多いです。
そのため、契約内容を不利な解釈で捉えられてしまいそのことを根拠に、思い通りいかず失敗するような例もたくさんあります。

あくまで、最終的な責任は、自分たちにあることを忘れずに活用するようにしましょう。
施策やプロジェクトが失敗しても外部の人間は、最終的な責任を問われるわけではないのです。

ケチらない

外部の人材を活用するとそれなりに良いフィーを払う必要があります。
お願いする仕事の内容が自社の担当者レベルの方が行うことであっても、それを言われてすぐにできる能力は、一朝一夕で身につけられるものではありませんので、見合った対価が必要です。

そのため、一般的な市場価値よりコストを抑えて調達しようとすると、ほぼ間違いなくできない人(または、問題ありな人)しか集まりません。
中には、よく見せるために高額なフィーを提示する会社もありますが、必要以上に安くしようとすると良い人材は調達できないと思った方がいいです。

会社によって異なりますが、おおよそ、同じ仕事をしている社員の給与を支払うために必要な売上分くらいは、必要になります。

 

これからの人材活用

環境が目まぐるしく変わっている現在で、なるべく固定費を削減することは必要です。
固定費の内訳で一番負担が大きいのは、人件費なので最低限の人材を内部で確保しつつ、必要に応じて外部人材を活用して効率よく成長させていくことが必要です。

正直、終身雇用制度はもう時代遅れだと感じています。
使えない(会社に貢献できない)社員は、去ってもらわないと会社の存続に関わります。
ただし、安易に解雇することはしてはいけませんので、必要以上に人材を抱えないように計画的に内部と外部の人材を活用していくことがますます必要になると考えられます。

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