現場が『人が足りない』と言うとき、
外部PMOを足す前に見る3つ

執筆：湯谷 一夫（合同会社Metamorphose 代表）。金融・事業会社の計画推進を、PMOとして担当しています。

外部PMOを入れる判断は、人数不足から始まらない

会議が増え、計画が戻り、現場は「人が足りない」と言う。席を足す。新しい人が入る。翌月も、同じ差し戻しが残ることがある。

外部PMOの判断基準は、空き席の数ではありません。先に確認したいのは、過去の経緯に届けるか、承認は一人か、成果物の使い道が言えるかです。これ以外の切れ目がない、という意味ではありません。ここが欠けたまま人数を足すと、計画が厚くなり、会議が長くなり、着手が遅れることがあります。

外部PMOが効かない3つの入れ方

よくある入れ方	翌月に残ること
手が足りないので、調整役を一人足す	会議の事務局は増える。次に切る判断は増えない
「まず入ってから範囲を決めましょう」	範囲が会議のたびに広がりやすい。計画は戻りやすい
前回の経緯を知る人が、もう社内にいない	表面を直しても「足りない」が続きやすい

3つ目は、前任が抜けたあとに起きやすい。新しい人が正しい手順で書いても、前回なぜ止まったかが届かない。届かないまま改善案を出すと、差し戻しが残りやすい。

外部PMO導入の判断基準は、この3条件

人数の話の前に、次の3つだけ切ってください。答えられない項目があるなら、先に社内で埋める。埋められないなら、外部に「埋める役」を頼む話です。埋めたあとに推進を頼む話とは別です。

• 過去の経緯に届けるか：前回（前年度）を知る人に、直接聞けるか。その人は今もプロジェクトにいるか。
• 承認は一人か：最終承認する人は特定できているか。合議のままなら、差し戻しが続きやすい。
• 成果物の使い道が言えるか：この計画（資料）は、誰が何に使うものか。それが達成できたら成功、と言えるか。

3つとも即答できるなら、不足は手数の話に寄りやすい。即答できないなら、不足は構造の側に寄りやすい。構造が欠けた席に人を足しても、翌週の会議が同じ質問に戻ることがあります。

外部PMOの取り違え — 兼務を解く話と、推進を頼む話

代表や役員がPMを兼ねている会社では、忙しいので外部を足すことがあります。しかし承認は代表のまま、前回の経緯は現場に散っている。このとき外部PMOに届く仕事は「資料をきれいにする」になりやすい。

資料がきれいでも、承認する人が次を切れなければ計画は動きにくい。兼務を解く話と、推進を頼む話は別です。先に切るのは兼務のどこを渡すかです。

入れた最初の30日で決めること

入れると決めたら、最初の30日の合格は「会議が減った」ではありません。合格の目安は、次に切る判断が、会議の中で特定できることです。質問が説明の穴に向くなら、範囲か読み手がずれています。

条件が揃わない単位——チームやフェーズ——は先に切る。全体を一度に合わせようとしない。ここは計画書の差し戻しと同じ型です。

---

参考
方法の詳細: コンサルティングサービス（CPP）
関連コラム: 計画書が『もう少し説明を』で戻るとき